Pode ser que o seu curso ainda esteja longe do fim, mas o quanto antes a turma começar a pensar na formatura, melhor: mais tempo para organizar tudo com calma, juntar dinheiro e obter melhores alternativas de pagamento.
O tempo mínimo para organizar tudo, aconselham os cerimonialistas, é seis meses. O ideal, no entanto, é começar a programação já no início do terceiro ano da faculdade. Alguns cursos, como o de medicina, por exemplo, que costumam promover cerimônias e festas maiores e mais caras, começam o planejamento ainda no primeiro ano de faculdade
O primeiro passo é escolher a comissão de formatura, o grupo de alunos voluntários de uma ou mais turmas do curso de graduação que se reunirão para organizar os eventos da formatura: missa, colação de grau e festa. A comissão deve ter um aluno representante e um suplente para cada turma envolvida. De acordo com a relações públicas Rossana Ferreira, que presta serviços para cerimoniais em Belo Horizonte, Minas Gerais, uma comissão não deve ultrapassar 10 membros.
- Se a turma for de até 30 ou 40 formandos o ideal é uma comissão formada por no máximo cinco membros. Se forem mais de 40, é interessante incluir cargos como vice-secretário, suplentes, nunca passando de 10 membros - aconselha Rossana, criadora da comunidade "Sou da comissão de formatura" no site de relacionamento Orkut.
É papel da comissão criar uma associação sem fins lucrativos e registrá-la no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Para se registrar como associação, é preciso que a comissão crie e concorde com as normas que vão reger todas as suas atividades, o chamado estatuto, que conterá as seguintes informações: quem constitui a associação, quais os deveres dos membros, quem administra o quê, o quórum de instalação e deliberação da associação, como resolver os impasses que surgirão, como serão feitas as prestações de contas, quais os prazos não só de pagamento e prestação de contas, mas também da validade da associação, como vai se dar a dissolução da mesma, o nome da comissão, onde ela vai ser sediada, a estrutura hierárquica e a distribuição das tarefas.
À comissão cabe ainda escolher os alunos que serão oradores, normalmente um por curso envolvido; indicar um professor que se destaque para ser o paraninfo de todas as turmas, mesmo de cursos diferentes; escolher professores homenageados, um por curso; e indicar um patrono, que normalmente é uma personalidade de destaque na área profissional dos formandos.
A bacharel em direito, Larissa Affonso Magalhães, que se formou este ano, fez parte da comissão de formatura e avisa: é preciso ter muita disposição para enfrentar a maratona de reuniões.
- Participar da comissão de formatura é bastante cansativo. Tem que pesquisar muito, não pode ter preguiça. Tem que estar acessível o tempo todo, engolir críticas, por que é impossível agradar todo mundo. Tem que estar muito a fim mesmo - afirma.
Segundo Rossana, o segundo passo é pedir indicações com amigos que já se formaram sobre empresas especializadas na organização de eventos. A empresa será responsável por todos os detalhes que envolvem a cerimônia de colação e o baile de formatura, desde a arrecadação de dinheiro entre os formandos, até os contratos com salões de eventos, bufês, banda, convites, fotos, etc. O ideal é comparar orçamentos detalhadamente e visitar as festas organizadas pelas empresas cogitadas. Larissa orienta também a verificar se a empresa é registrada e se há ações contra ela no Procon e na Justiça.
Estudante deve ficar atento ao contrato
De acordo com a advogada Camile Felix Linhares, do Procon-RJ, os estudantes devem ter cuidado, principalmente, com o contrato de vão assinar com a empresa organizadora do evento (leia também: Estudantes são vítimas de golpes no Ceará e no Rio Grande do Norte ) .
- Como é um contrato coletivo, devem constar nele os nomes de todas as partes envolvidas - não só dos membros da comissão de formatura, mas de todos os formandos - e todas as informações detalhadas do evento. Dessa forma, havendo qualquer problema, o estudante poderá brigar por seus direitos - orienta Camile.
" Como é um contrato coletivo, devem constar nele os nomes de todas as partes envolvidas - não só dos membros da comissão de formatura, mas de todos os formandos - Camile Linhares, Procon-RJ "
A advogada lembra também que a cláusula que estipula a perda total dos valores desembolsados, mesmo para o aluno que for reprovado, é considerada abusiva ( veja aqui outras dicas de como se precaver de possíveis problemas ).
- Os estudantes devem se recusar a assinar um contrato que tenha uma cláusula que estipule a perda total dos valores desembolsados. Ela é considerada abusiva. Mas, mesmo quem assinou um contrato assim, pode recorrer à Justiça - explica.
Outro ponto importante é a cláusula que diz respeito aos serviços de foto e filmagem:
- O contrato deve mencionar se os familiares poderão ou não fotografar e filmar por meios próprios, e se os alunos poderão se recusar a comprar o álbum ou DVD feito pela organização - lembra.
Em caso de problemas com a empresa, Camile Felix Linhares orienta o estudante a procurar primeiro a comissão de formatura para tentar resolver o caso, se não der certo, o aluno deve recorrer ao Procon e fazer uma reclamação formal.
- Em 80% dos casos, o Procon soluciona o problema. Se não, o órgão encaminha para o judiciário - explica.
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